Что такое планирование

Поговорим о планировании. В этом посте мы разберемся с тем, что такое планирование, каким оно бывает, как планировать свои дела, расставлять приоритеты, определять какие задачи вносить в план, а какие нет.

Что такое планирование

Попробуем дать определение, что же такое это планирование.

Планирование — это распределение твоих дел и задач во времени.

Оно бывает краткосрочным и долгосрочным. К долгосрочному можно отнести твои цели на 3 месяца и больше. А к краткосрочному планированию относятся твои дела на час, день, неделю, месяц.

Главное — этот процесс всегда нацелен на достижение лучших результатов в будущем. 

Первый в твоей жизни план вероятнее всего был школьным расписанием. Это был достаточно жесткий план, на изменение которого ты не мог влиять никак. Но во взрослой жизни кроме рабочего графика, который устанавливает работодатель, ты сам решаешь, что и когда делать. Есть люди, которые думают, что не приемлют какого-либо порядка и планирования своих дел. Но они заблуждаются. Есть два типа людей. Одни живут по собственным планам, другие по чужим.) Выбор за тобой.

План необходим, чтобы добиваться большего за меньшее время, чтобы упорядочить твою работу, сделать ее системной. 

А продавцу в работе без плана никак нельзя. План — это путь к результату.

Основные принципы планирования 

Начинать планирование нужно от итоговой цели. Попробуем разобрать это на примере, используя основные принципы планирования. Итак, возьмем долгосрочную цель — ты хочешь купить какую-то ценную вещь. И, вот здесь, нужно понять, как ее получить. Ты должен для себя решить, что и когда нужно сделать для совершения покупки этой вещи: 

Планирование долгосрочной цели

1. Откладывать по Х рублей каждый месяц в течение полугодия; 

2. Собрать нужную сумму через 6 месяцев; 

3. Заказать вещь на сайте; 

4. Получить ее через доставку.

В ежедневнике это будет выглядеть примерно так ( рис.1):

Такие нехитрые записи позволят тебе не забыть о необходимости откладывать каждый месяц деньги на покупку. Это в некоторой степени еще и дисциплинирует.

В контексте профессии продавца нам более интересно, что такое краткосрочное планирование. Рассмотрим его подробнее на примере.

Краткосрочное планирование цели

Для начала возьмем примитивное распределение плана продаж. Допустим, у нас есть цель по продажам 100 коробок товара в месяц и мы имеем клиентскую базу 5 клиентов.

Из истории продаж мы знаем, что клиент (К) №1 покупает в месяц 30 коробок. А К№2 – 15, К№ 3 – 25, К№ 4 – 20 и К №5 — 10. Складываем все вместе – 100 коробок. Идеально. Молодец.

Но☝️! План продаж не бывает одинаковым постоянно.

Любая компания должна расти в продажах, чтобы развиваться. И глупо ожидать тех же плановых целей в следующем месяце. Поэтому помимо выполнения плана надо сделать чуть больше. А для этого нужно либо помочь клиентам №1-5 увеличить потребление твоего товара, либо найти новых клиентов. Про развитие действующих клиентов мы поговорим в другом посте, а про планирование развития базы клиентов читай дальше. 

Несколько простых правил планирования

• Разбивай цель на несколько этапов – целиком торт не запихнуть в рот, но по кусочкам его можно слопать. 🙂
• Всегда ограничивай каждый этап по времени – для самодисциплины.
• Фиксируй выполнение – просто поставь «V» напротив этапа если выполнил и «Х» если еще нет.
• Переноси не выполненные этапы вперед, на будущее.

Итак, тебе нужно найти новых клиентов для сбыта товара. Начнем планировать.

1 Проанализируй свою территорию, справочники, базы данных. На это не отводи много времени. 

2 Выбери клиентов из доступных источников.

3 Созвонись с каждым и назначь встречи.

4 Зафиксируй каждую планируемую встречу в ежедневнике. 

5 Проведи встречи, презентуй свой товар.

6 Договорись об обратной связи и следующей встрече – надо же подписать договор поставки. 🙂

Давай это запишем в ежедневник (рис.2).

Поздравляю, твой план действий по развитию клиентской базы на неделю готов!

Согласись, совсем несложно. И очень способствует самоорганизации, чего обычно нам так не хватает.

А если ты продвинутый гик в цифровых гаджетах, можешь вносить задачи в любой электронный планер, благо их полно во всех операционных системах.

Схема Дуайта Эйзенхауэра

С основами разобрались, теперь поговорим о важной штуке для структурирования твоего плана, а именно о приоритете выполнения задач.

Что бы ежедневник не превратился в собрание всех-всех твоих дел, а содержал только нужное, разберем какие задачи требуют твоего первостепенного внимания. Какие можно отложить или поручить кому-либо, а какие вообще не выполнять. 🙂

Это, пожалуй, самый главный вопрос в планировании – распределить все дела и цели по степени важности и срочности, то есть по приоритетности. Такую схему расстановки задач давным-давно придумал один бригадный генерал, который в последствии стал Президентом — Дуайт Эйзенхауэр. По его схеме все дела и задачи необходимо распределить по уровню важности и срочности.

Наглядно схема Эйзенхауэра выглядит так :

У тебя всегда будут задачи из каждой группы. Важно научиться быстро определять их по срочности-важности для увеличения твоей производительности и правильного баланса времени.

1 Срочно важно – неотложные задачи, которые следует выполнять к определённому ближайшему времени.

2 Важно не срочно – долгосрочные задачи, которые нужно запланировать сделать позже.

3 Срочно не важно – задачи, которые лучше поручить кому-то другому.

4 Не срочно не важно – задачи, которые лучше не выполнять вовсе.

Расставляем задачи в порядке приоритета

Если у тебя много задач из первой группы – срочно-важно, то без детального плана действий будет сложно справится с таким объемом работы. Ну и стоит обсудить с руководителем объем этих задач с целью сделать твою работу более эффективной.

Ко второй группе относятся задачи, выполнение которых позволит тебе расти профессионально. При этом планировать их необходимо, как и задачи первой группы, но с более широким диапазоном времени на решение. 

А третья группа — это регулярные рутинные дела, которые не столько важны, сколь актуальны. Их можно спокойно поручить кому-либо, и освободить время для срочно-важных задач.

Четвертая группа — это пожиратели твоего времени, да и задачами их назвать сложно – соц. сети, новости, и т.п. Смело удаляй их из своего графика.

И в завершение давай потренируемся в расстановке задач, согласно приоритета.

Предположим, у тебя на завтра есть следующие задачи:

Встретиться с клиентом по вопросу подписания договора поставки, написать письмо другому клиенту по просрочке оплаты поставки, посетить собрание отдела продаж, проверить отчет по дебиторской задолженности, уточнить у клиента пришла ли поставка вчера, назначить встречу с клиентом по претензии к товару, забрать из пункта выдачи заказанные ранее инструменты для ремонта.

Расставим наши задачи по матрице Эйзенхауэра

Встретиться с клиентом по вопросу подписания договора поставки – задача важная и срочная, поскольку ты договорился с клиентом о времени. И эта встреча в твоих интересах. Относим в первую группу

Написать письмо другому клиенту по просрочке оплаты поставки – задача важная и срочная. Поскольку сбор дебиторки – твоя работа и от нее часто зависит твоя премия или бонус. Также относим в первую группу.

Посетить собрание отдела продаж – задача, не зависящая от твоего желания, но если она пересекается по времени со встречей с клиентом. Можешь договориться с руководителем об отсутствии на собрании. Следовательно, записываем в третью группу.

Проверить отчет по дебиторской задолженности – чисто рутинная задача, которую ты выполняешь каждый день. И снова — третья группа.

Нужно уточнить у клиента пришла ли вчера поставка – задача важная, но не срочная. Запланируй ее в течение дня – всего один телефонный звонок, но позволит тебе заработать очки во взаимоотношениях с клиентом. И конечно же это вторая группа.

Необходимо назначить встречу с клиентом по претензии к товару . Это задача так же важная, но не срочная – запланируй ее в течение дня. И снова — вторая группа.

Надо забрать из пункта выдачи заказанные ранее инструменты для ремонта. Можешь конечно сам или попроси друга… Это задача, которую надо делегировать 100% — соответственно третья группа.

Ну и купить продукты домой – как думаешь в какую группу отнести ее? Да все просто, закажи сегодня доставку на дом, ко времени твоего возвращения. И относим эту задачу в четвертую группу – на завтра ей места нет.

Видишь, не сложно. Но требует определенной тренировки.

Подведем итог

Запомни ☝️: 

План — это всего лишь план. Он может и должен корректироваться в зависимости от ситуации. 

Используй матрицу Эйзенхауэра для определения важности и срочности выполнения поставленных задач. 

План позволит тебе быть более пунктуальным по отношению к клиентам.

Он защитит тебя от эффекта снежного кома, когда куча дел сваливается на твои плечи в ограниченный промежуток времени7

Ты всегда сам решаешь, как его записывать, главное делать это заранее).

Мы рассмотрели, что такое планирование и какое оно бывает. Как правильно расставлять приоритеты в реализации поставленных задач. Но и это еще не все. Продолжение следует… 

Это тоже интересно:

Как продать товар?

Что такое ПРОДАЖИ

Как правильно задавать вопросы